Distributer s 38 zaposlenika — od papira do skenera u 14 tjedana

Kontekst

Distributer u sektoru veleprodaje, 38 zaposlenika, jedno glavno skladište i 2 cross-dock lokacije. Postojeći ERP (Pantheon) radi računovodstvo i fakturiranje pouzdano već 6 godina. Skladište — po vlastitom priznanju — radi „na ljude koji znaju gdje je što”.

Problem se pojavio kao niz simptoma:

• Inventurne razlike svaki mjesec — od 0,5% do 2,3% vrijednosti zaliha
• Otpremnice se ručno ispravljaju prije nego što ERP generira račun
• eRačun rejection rate od 17% u prvom mjesecu Fiskalizacije 2.0
• 2 osobe koje moraju biti prisutne da se napravi otprema većeg kupca
• 45 min/dan voditelj skladišta troši na jutarnju Excel provjeru

Klijent se obratio nakon što je „već jednom probao softver i nije prošlo” — generički WMS koji je trebao zamijeniti Pantheon.

Što smo dirali, što nismo

Nismo dirali

Pantheon ostaje. Mapiranje je promijenjeno samo gdje WMS treba pisati natrag (artikli, sklad, kvantitete). Računovodstvo i fakturiranje rade kao prije.

Postojeći Excel izvještaji za upravu ostali su. Sada se popunjavaju iz WMS-a, ne ručno.

Što smo dirali

Picking & packing tok. Uvedeni Zebra TC22 skeneri na pickingu. Radnik dobiva pick listu na uređaju, skenira artikl, sustav potvrđuje. Cilj: greška se uhvati prije packinga, ne nakon kupca.

Otpremnice. Generiraju se iz WMS-a kad picking završi. Ručna intervencija samo kod izuzetaka (oštećenje, manjak — flagovi koji idu u izvještaj).

Inventura. Cikličko brojanje umjesto godišnje stop-the-world inventure. Svake noći skener-ekipa broji 5% lokacija. Godišnja „velika” inventura i dalje postoji, ali traje pola dana umjesto 3 dana.

ERP sync. Interval sat vremena. Artikli, kvantitete, izlazi. Sinkronizacija ide u oba smjera, ali s jasnom hijerarhijom: Pantheon je master za artikle i cijene, WMS je master za stvarne kvantitete na policama.

eRačun tok. WMS generira otpremnicu, koja okida ERP račun. Greške koje su uzrokovale 17% rejection ratea uhvaćene su prije generiranja — strukturirani podaci već su u WMS-u.

Faze

Faza 1 — Audit (2 tjedna)

Bili smo u skladištu 4 dana. Pratili smo 3 ključne osobe (voditelj, vodeći skladištar, knjigovođa za izlazne dokumente). Mapirali smo tok: 14 koraka od ulaza robe do eRačuna, od kojih 5 ima ručni unos.

Rezultat: dokument od 18 strana s mapom procesa i prioritiziranim listama „diraj prvo”, „diraj kasnije”, „ne diraj”. Klijent je prvi put vidio sustav kao tok, a ne kao popis funkcionalnosti.

Faza 2 — Pilot na pickingu (3 tjedna)

Pilot ograničen na jedan tip robe (FMCG, najveći obrtaj). Skeneri samo na pickingu. Postojeći tok pakiranja ostaje, samo dobiva strukturirane podatke iz pickinga.

Metrika prije pilota: 8 grešaka u otpremi tjedno. Tijekom pilota: 3 greške. Odluka: go.

Faza 3 — Fazna implementacija (9 tjedana)

• Tjedan 1-2: Skeneri na ulaz robe + lokacije
• Tjedan 3-4: Otpremnice iz WMS-a (paralelni rad — stari + novi)
• Tjedan 5-6: ERP sync + eRačun tok
• Tjedan 7-8: Cikličko brojanje + dashboard za voditelja
• Tjedan 9: Obuka cijelog skladišta + testiranje rollback plana

Paralelni rad značio je da se svaki novi tok uključivao tek kad stari više nije bio potreban. Nigdje nije bilo „od ponedjeljka radimo drugačije”.

Rezultati nakon 6 mjeseci

• Greške u otpremi: −43% (s 8/tj na ~4–5/tj)
• Inventurne razlike: s prosječnih 1,8% na 0,4%
• eRačun rejection rate: sa 17% na 1,2%
• Jutro voditelja skladišta: 45 min Excel provjere → 8 min provjera dashboarda
• Otpornost: otprema se sada može raditi i kad su oba „ključna čovjeka” odsutna — sustav vodi

Što bi napravili drugačije

Pilot od 3 tjedna bio je na samom rubu — trebao je trajati 4. Druga faza u jednom je trenutku imala preklapanje starog i novog toka koje je radnike opteretilo. Sljedeći put: pilot od 4 tjedna + 1 tjedan „konsolidacije” prije širenja.

Skeneri su trebali biti uvedeni dan ranije nego što je radnik na njima trebao imati podatak za rad. To bi smanjilo „scaffolding rotacije” u prvom tjednu novog toka.

Što ostaje

Klijent ima 12 mjeseci podrške (mjesečni health-check + ad hoc izmjene). Nakon toga — održavaju sami. Sustav je njihov, kod je dokumentiran, radnici su obučeni.

Sljedeća faza koja se razmatra: integracija s courier API-jem (generiranje DPD oznaka iz WMS-a). Neće se krenuti prije nego što pokažu konkretan ROI signal — neće biti „još jednog modula jer je tako trendy”.